Privacyverklaring Cheqi Card B.V.

Via onze dienstverlening worden privacygevoelige gegevens, oftewel persoonsgegevens, verwerkt. Cheqi Card B.V. acht een zorgvuldige omgang met persoonsgegevens van groot belang. Persoonlijke gegevens worden door ons dan ook zorgvuldig verwerkt en beveiligd.

Bij onze verwerking houden wij ons aan de eisen van de toepasselijke privacywetgeving (waaronder de AVG). Dat betekent onder andere dat:

• wij duidelijk vermelden met welke doeleinden wij persoonsgegevens verwerken. Dat doen wij via deze privacyverklaring;
• wij onze verzameling van persoonsgegevens beperken tot alleen de gegevens die nodig zijn voor legitieme doeleinden;
• wij u eerst vragen om uitdrukkelijke toestemming om uw gegevens te verwerken in gevallen waarin uw toestemming is vereist;
• wij passende beveiligingsmaatregelen nemen om uw persoonsgegevens te beschermen, en dit ook eisen van partijen die in onze opdracht gegevens verwerken;
• wij uw recht respecteren om uw persoonsgegevens op uw aanvraag ter inzage te bieden, te corrigeren of te verwijderen.

Cheqi Card B.V. is de verantwoordelijke voor de gegevensverwerking. In deze privacyverklaring leggen wij uit welke persoonsgegevens wij verzamelen en gebruiken en met welk doel.

Deze privacyverklaring is voor het laatst aangepast op: 06-06-2026 - Versie 1.2

1. Bedrijfs- en contactgegevens

Cheqi Card B.V.
Deldenstraat 43
5043GH Tilburg, Nederland
KvK-nummer: 97611921
BTW-nummer: NL868134661B01
E-mail: privacy@cheqi.nl

2. Gebruik van persoonsgegevens

Bij het gebruiken van onze diensten verkrijgen wij bepaalde gegevens van u. Dat kunnen persoonsgegevens zijn. Wij bewaren en gebruiken uitsluitend persoonsgegevens die rechtstreeks door u worden opgegeven, of waarvan bij opgave duidelijk is dat ze aan ons worden verstrekt om te verwerken. Afhankelijk van hoe u onze dienstverlening gebruikt, kunnen wij onder meer de volgende gegevens verwerken:

• Contact- en adresgegevens, zoals naam, adres, e-mailadres en telefoonnummer;
• Accountgegevens, zoals inlog- en profielgegevens en gegevens die nodig zijn om uw account te beheren;
• Bestel- en kaartgegevens, zoals orderinformatie, kaartstatus, tegoedstatus, QR-code of unieke kaartcode, persoonlijke boodschap en gegevens die nodig zijn voor productie, verzending en incassering van de kaart;
• Betaalstatussen, betaalreferenties en verificatiegegevens via Online Payment Platform (OPP). Cheqi verwerkt zelf geen volledige betaalkaartgegevens of volledige bankgegevens;
• Gegevens die u verstrekt via klantenservice, e-mail, chat, telefoon of contactformulier;
• Cookiegegevens, technische gegevens en gegevens over websitegebruik, zoals gegevens over uw apparaat, browser, websitebezoek, beveiliging en technische werking van onze website en diensten.

Wij gebruiken deze gegevens alleen voor de doeleinden die in deze privacyverklaring worden beschreven.

3. Doeleinden van de verwerking

3.1 Registratie en account

Voor het gebruik van onze diensten kan een account worden aangemaakt. Bij registratie bewaren wij de door u opgegeven gegevens, gekoppeld aan uw e-mailadres. Wij gebruiken deze gegevens om u toegang te geven tot onze dienstverlening en om contact met u op te nemen in het kader van de uitvoering van de overeenkomst.

3.2 Bestelling en levering

Wanneer u een bestelling plaatst, gebruiken wij uw persoonsgegevens voor de afhandeling daarvan, inclusief productie, verzending en klantenservice. Indien nodig kunnen wij uw gegevens aan derden verstrekken die betrokken zijn bij de uitvoering van de overeenkomst, zoals een fulfillmentpartij, bezorgpartij of betalingsprovider.

3.3 Gebruik van Cheqi Giftcards (geldkaarten)

Bij het innen of activeren van een Cheqi-tegoed verwerken wij persoonsgegevens voor verificatie, correcte afhandeling van de kaart, fraudepreventie en misbruikpreventie. Hierbij kan gebruik worden gemaakt van sms-controle, betaalstatussen, verificatiegegevens en gegevens die nodig zijn om het tegoed veilig en correct te kunnen verwerken.

De betaalafhandeling en bepaalde verificatie- en complianceprocessen verlopen via Online Payment Platform (OPP). OPP kan daarbij persoonsgegevens verwerken voor betaling, verificatie, fraudepreventie, Customer Due Diligence, compliance en wettelijke verplichtingen die op OPP van toepassing zijn.

3.4 Klantenservice en contactformulier

Als u contact met ons opneemt via e-mail, chat of contactformulier, verwerken wij de door u verstrekte gegevens om uw vraag te beantwoorden, uw verzoek te behandelen of ondersteuning te bieden bij onze dienstverlening.

3.5 Nieuwsbrief en marketing

Wij kunnen u per e-mail benaderen over Cheqi, onze dienstverlening, relevante updates, producten of commerciële informatie. Voor nieuwsbrieven, blogs en vergelijkbare marketingcommunicatie is inschrijving met een e-mailadres vereist. U kunt zich op ieder moment afmelden voor dergelijke communicatie via de afmeldlink of door contact met ons op te nemen. Wij kunnen openbare recensies of door u geplaatste beoordelingen gebruiken voor verbetering van onze dienstverlening en, voor zover toegestaan, voor promotionele doeleinden.

3.6 Wettelijke verplichtingen en misbruikpreventie

Wij kunnen persoonsgegevens verwerken om te voldoen aan wettelijke verplichtingen (zoals fiscale bewaarplichten) of om fraude en misbruik te voorkomen.

4. Verstrekking aan derden

Wij kunnen uw gegevens verstrekken aan derden wanneer dit noodzakelijk is voor onze dienstverlening, betalingsverwerking, levering, beveiliging, klantenservice, marketing, analyse of wettelijke verplichtingen.

Wij kunnen onder meer gebruikmaken van de volgende partijen:

• PostNL - voor levering van fysieke kaarten;
• Online Payment Platform (OPP) - voor betalingsverwerking, verificatie, betaalstatussen, Customer Due Diligence, compliance en fraude-/misbruikpreventie. OPP is voor deze betaal- en platformdiensten zelfstandig verwerkingsverantwoordelijke;
• Google - voor Google Analytics, Google Ads, remarketing, reCAPTCHA en aanverwante diensten;
• Microsoft Azure - voor hosting, databaseopslag en technische infrastructuur;
• Cookiebot/Usercentrics - voor cookiebeheer en het vastleggen van cookievoorkeuren;
• Lightr - voor het afdrukken, verwerken en verzendklaar maken van fysieke kaarten;
• Freshdesk - voor klantenservice, support en klachtenafhandeling;
• Twilio - voor sms-verificatie en aanverwante berichtendiensten;
• SendGrid - voor e-mailcommunicatie, mailing en verzending van berichten.

Met partijen die namens ons persoonsgegevens verwerken, maken wij afspraken over de verwerking en beveiliging van persoonsgegevens. Bij grote SaaS-, cloud- en betaaldienstverleners maken wij gebruik van hun standaardvoorwaarden en gegevensverwerkingsvoorwaarden. Sommige partijen kunnen buiten de Europese Economische Ruimte gevestigd zijn of gegevens buiten de Europese Economische Ruimte verwerken. In dat geval zorgen wij, voor zover vereist, voor passende waarborgen conform de AVG.

5. Beveiliging

Wij nemen passende technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging van persoonsgegevens zoveel mogelijk te voorkomen.

Wij beperken de toegang tot persoonsgegevens tot personen die deze gegevens nodig hebben voor de uitvoering van hun werkzaamheden. Daarnaast maken wij gebruik van technische en organisatorische maatregelen om onze systemen, accounts, cadeaukaarten, QR-codes en tegoeden te beschermen.

Indien zich onverhoopt een datalek of beveiligingsincident voordoet, beoordelen wij of melding aan de Autoriteit Persoonsgegevens en/of betrokkenen wettelijk vereist is. Waar nodig doen wij hiervan melding en nemen wij passende maatregelen om de gevolgen te beperken.

Cheqi zal u nooit via e-mail, sms of WhatsApp vragen om bankgegevens, inloggegevens, pincodes, wachtwoorden of andere vertrouwelijke gegevens te delen. Sms-berichten worden uitsluitend gebruikt voor verificatie van de Ontvanger in het kader van het innen van een Cheqi-tegoed. De verificatie van bankrekeninggegevens en de uitbetaling van het tegoed verlopen via onze betaalpartner Online Payment Platform (OPP).

6. Bewaartermijnen

Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor de doeleinden waarvoor deze gegevens zijn verzameld, tenzij een langere bewaartermijn noodzakelijk is of wettelijk verplicht is. In hoofdlijnen hanteren wij de volgende bewaartermijnen:

• Bestel-, kaart- en accountgegevens bewaren wij zolang dit nodig is voor de uitvoering, afhandeling en het gebruik van onze dienstverlening. Accountgegevens bewaren wij zolang het account actief is;
• Fiscaal noodzakelijke gegevens bewaren wij 7 jaar;
• Klantenservice-, support-, klacht-, technische en beveiligingsgegevens bewaren wij zolang dit nodig is voor behandeling, beveiliging, foutopsporing en misbruikpreventie;
• Marketinggegevens bewaren wij totdat u zich afmeldt of uw toestemming intrekt.

Wanneer gegevens niet langer nodig zijn, verwijderen of anonimiseren wij deze, tenzij verdere bewaring noodzakelijk is vanwege wettelijke verplichtingen, geschillen, fraudeonderzoek of beveiligingsdoeleinden.

7. Uw rechten

U heeft de volgende rechten:

• Inzage in de persoonsgegevens die wij van u verwerken;
• Correctie van fouten in uw gegevens;
• Verwijdering van uw gegevens indien toegestaan;
• Beperking van de verwerking;
• Overdraagbaarheid van uw gegevens;
• Bezwaar tegen verwerking van uw gegevens.

U kunt een verzoek indienen via privacy@cheqi.nl. Ter verificatie kunnen wij u vragen zich te identificeren. Voor zover mogelijk kunt u uw accountgegevens ook zelf aanpassen binnen uw account. Bij verwijdering van gegevens kunnen bepaalde gegevens bewaard blijven wanneer dit noodzakelijk is vanwege fiscale verplichtingen, wettelijke verplichtingen, geschillen, fraudeonderzoek of beveiligingsdoeleinden.

8. Cookies en tracking

Onze website gebruikt cookies en vergelijkbare technieken om de website goed te laten werken, het gebruik van de website te analyseren en onze dienstverlening en advertenties te verbeteren. Voor niet-noodzakelijke cookies vragen wij toestemming. U kunt uw cookievoorkeuren op ieder moment wijzigen via onze cookie-instellingen.

Wij maken onder meer gebruik van Google Analytics, Google Ads, Google reCAPTCHA en Cookiebot/Usercentrics. Voor meer informatie over hoe Google gegevens verwerkt, verwijzen wij naar de privacyverklaring van Google.

9. Websites van derden

Deze privacyverklaring is niet van toepassing op websites van derden waarnaar via links wordt verwezen. Lees altijd de privacyverklaring van die betreffende partij.

10. Autoriteit Persoonsgegevens

Natuurlijk helpen wij u graag als u klachten heeft over de verwerking van uw persoonsgegevens. Op grond van de AVG heeft u ook het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

11. Wijzigingen

Wij behouden ons het recht voor deze privacyverklaring te wijzigen. Wij raden u aan deze verklaring regelmatig te raadplegen zodat u van eventuele wijzigingen op de hoogte bent. Eventuele wijzigingen zullen via de website en mogelijk via e-mail worden gecommuniceerd.